پرش به محتوا 
اجرای موفق یک غرفه نمایشگاهی در رویدادهای بینالمللی نیازمند طراحی دقیق، برنامهریزی جامع و هماهنگی کامل تمامی مراحل است. هر گام باید با دقت اجرا شوند و با هماهنگی صورت بگیرند. متخصصان این حوزه میگویند نمیتوان بدون برنامهریزی دقیق غرفه مطلوبی طراحی و اجرا نمود. در ادامه مراحل اجرای غرفه را بیان کردهایم.
| مراحل اجرای غرفه | توضیحات |
| ۱. تعیین اهداف و برنامهریزی اولیه | شناسایی اهداف حضور، تعیین بودجه و انتخاب نمایشگاه مناسب |
| ۲. طراحی مفهومی غرفه | ایدهپردازی و طراحی ساختار و گرافیک غرفه براساس پیام برند |
| ۳. آمادهسازی و ساخت غرفه | تولید تجهیزات و متریال غرفه، هماهنگی با سازنده و تهیه محتوا |
| ۴. برنامهریزی لجستیک و حملونقل | هماهنگی حمل کالا، ترخیص گمرکی، انبارداری و نصب غرفه در محل نمایشگاه |
| ۵. نصب و راهاندازی غرفه | مونتاژ غرفه در محل، تست تجهیزات فنی و آمادهسازی نهایی |
| ۶. حضور و تعامل در نمایشگاه | مدیریت نیروی انسانی، جذب بازدیدکنندگان و انتقال پیام برند |
| ۷. جمعآوری اطلاعات و پیگیری پس از نمایشگاه | ضبط سرنخها و بازخوردها، ارزیابی عملکرد و پیگیری برنامههای آینده |
تعیین اهداف و برنامهریزی اولیه
لازم است قبل از غرفه سازی، اهداف حضور در نمایشگاه مشخص شود. برای مثال میتوان هدفهایی مانند معرفی محصول جدید، جذب مشتریان بالقوه یا افزایش آگاهی از برند را تعریف کرد. همچنین باید بودجه مورد نیاز را تخمین زد. انتخاب نمایشگاه مناسب نیز اهمیت زیادی دارد؛ کارشناسان توصیه میکنند رویدادی را انتخاب کنید که با اهداف و بودجه شرکت شما همخوانی داشته باشد. بهتر استبهمحض تایید نمایشگاه، در ثبتنام شرکت کنید تا از تخفیفهای اولیه و اختصاص بهترین موقعیت غرفه بهرهمند شوید
طراحی و ساخت غرفه
در این مرحله، ایده و طرح کلی غرفه تعیین میشود. طرح غرفه باید جلوه برند را به خوبی منتقل کند و توجه بازدیدکنندگان را جلب نماید. به نقل از Exhibitor Magazine: (طراحی غرفه زمانی موفق است که داستان برند را در چند ثانیه روایت کند.) رعایت یکپارچگی برند (رنگها، لوگو، شعار) و متمرکز بودن روی پیام اصلی اهمیت زیادی دارد.
بهتر است طراحی پس از تعیین دقیق پیام و استراتژی غرفه انجام شود؛ به عبارت دیگر طراحی باید از استراتژی پشتیبانی کند نه اینکه آن را رقم بزند. برای بررسی بهتر طرح، میتوانید از مدلهای سهبعدی و پیشنمایش دیجیتال استفاده کنید تا اشکالات احتمالی مشخص شوند.
برنامهریزی لجستیک و حملونقل
به نقل از freeman: (برنامهریزی زودهنگام مهمترین عامل موفقیت در اجرای غرفه نمایشگاهی است.) مدیریت لجستیک نمایشگاه شامل هماهنگی حملونقل داخلی و بینالمللی، انتقال کالا به محل نمایشگاه، نصب غرفه و برچیدن آن، انبارداری و تهیه امکانات (برق، آب و…) است.
دقت کنید زمان حملونقل نمایشگاهی غیرقابل تغییر است و متریال ساخت غرفه باید در بازه زمانی مشخصی به محل نمایشگاه برسد، در غیر این صورت فرصت حضور در نمایشگاه از دست خواهد رفت. علاوهبر این موارد لازم است برای نمایشگاههای بینالمللی اسناد گمرکی کاملی تهیه شود تا از تاخیر جلوگیری گردد.
حضور در نمایشگاه و تعامل با بازدیدکنندگان
غرفه باید در روزهای نمایشگاه نصب شده و آماده راهاندازی باشد. لازم است تیم غرفه آموزشدیده و حرفهای باشد. توصیه میکنیم از کارکنان باانگیزه، دوستانه و حرفهای بهره ببرید که درباره محصولات دانش کافی داشته باشند. قش اصلی تیم جذب بازدیدکنندگان و انتقال پیام برند از طریق معرفی محصول یا خدمات است.
استفاده از نمایشهای زنده، دموهای فنی، رسانههای تعاملی و هدایا باعث افزایش جمعیت بازدیدکننده میشود.
جمعآوری اطلاعات و پیگیری پس از نمایشگاه
پس از پایان نمایشگاه، زمان بررسی نتایج و پیگیری سرنخها است. در نمایشگاههای بزرگ علاقهمندان با پر کردن فرم، کارت ویزیت یا اسکن QRکد اطلاعات خود را در اختیار غرفهداران قرار میدهند. طبق گزارش یکی از منابع، حدود 80٪ از سرنخهای نمایشگاهی پس از رویداد بهدرستی پیگیری نمیشوند و این امر به هدررفت فرصتها منجر میشود. لازم است تیم فروش برای پیگیری سریع این سرنخها برنامهریزی کند و با ارسال ایمیل یا تماس تلفنی، گفتگوها را ادامه دهد.