پیمانکاران ساختمانی و شرکت هایی که در غرفه سازی فعالیت دارند موظف به مطالعه می باشند زیرا آماده سازی غرفه و رعایت شرایط و ضوابط ویژه طراحی چیدمان غرفه و پرداخت هزینه های مربوطه (هر متر مربع 3 یورو):
ایجاد فضای محدود با دید محدود به عنوان انباری، انبار، اتاق مذاکره و هر هدف دیگر ممنوع است. پس از تصاحب غرفه، غرفه‌دار باید مساحت آن را اندازه‌گیری کند. هرگونه ادعایی در خصوص متراژ غرفه های اختصاص داده شده فقط در روز اول نمایشگاه مورد بررسی قرار می گیرد و پس از رد این ادعاها.
نکته: طراحی غرفه، دکوراسیون داخلی و نظافت غرفه در طول برگزاری نمایشگاه به عهده غرفه دار می باشد.
به ازای هر 12 متر مربع غرفه، غرفه‌دار مجاز به استفاده از روشنایی و پریز 600 وات است. استفاده بیش از این حد مستلزم تایید کتبی و پرداخت هزینه ها و تعرفه های برق مازاد است. همچنین استفاده از هر نوع لامپ و روشنایی معمولی بدون حفاظ ممنوع است.
غرفه‌هایی که بیش از حداکثر ارتفاع استاندارد (3 متر) هستند، غرفه‌دار موظف است حداقل 20 روز قبل از نمایشگاه، طراح غرفه را از قبل معرفی و نقشه‌های اجرایی تهیه کند تا مجوز نقشه طراحی غرفه خود را از برساز رویداد پارس دریافت کند.
کلیه غرفه دارانی که قصد ساخت غرفه های خود را دارند ملزم به واریز وجه می باشند.
تا زمانی که نقل و انتقال به طور کامل انجام نشود، باید به عنوان امانت توسط شرکت حفظ شود. اگر تحت هر شرایطی، عملیات ساخت غرفه از جدول زمانی فراتر رود، شرکت حق برداشت 125 یورو را دارد و غرفه داران حق اعتراض را از خود سلب می کنند.
بدیهی است در صورتی که آماده سازی غرفه در موعد مقرر با رعایت کلیه قوانین مربوطه انجام شود
چک مذکور بدون ایجاد خسارت در حین جابجایی، نمایشگاه و خروج، به غرفه‌دار مسترد می‌شود. در غیر این صورت عملیات غرفه سازی ممنوع بوده و هرگونه تخلف با تعطیلی غرفه مذکور مجازات خواهد شد.
اگر ارتفاع غرفه از غرفه های مجاور آن بیشتر شود، برای جلوگیری از تحت الشعاع قرار گرفتن غرفه های مجاور، پوشاندن سازه بیرون زده به ویژه نئوپان، شبکه های چوبی و فولادی با رنگ آمیزی یا تزئین مناسب ضروری است. ضمناً درج هرگونه آگهی از جمله نام شرکت در پشت سازه مشرف به غرفه مجاور ممنوع می باشد.
بخش های روباز، نیمه باز و ناتمام غرفه باید پوشش داده شود.
رنگ آمیزی با سمپاش درد یا هر وسیله دیگری که پودر رنگ را در فضا پخش کند ممنوع است. هر متخلف از این قاعده با تعطیل کردن غرفه مجازات می شود.
اگر غرفه داران قصد دارند کف را با استفاده از مصالح ساختمانی مانند ماسه، شن، سیمان و
پانل های گچی قبل از ساخت باید ترتیبی داده شود تا شرایط و مقررات مربوط رعایت شود. به عنوان مثال، کف باید در برابر چکیدن روغن و مواد مشابه با استفاده از یک بستر پلاستیکی محافظ مقاوم باشد.
غرفه سازان غرفه داران موظف به همکاری با مسئولین نمایشگاه هستند و هرگونه تخلف از قوانین موجب تعطیلی غرفه پس از اطلاعیه کتبی خواهد شد در این موارد، وجه واریزی دریافتی از غرفه دار مسترد نخواهد شد.
مهلت طراحی چیدمان غرفه در جدول (1-1) قید شده است و غرفه داران موظفند قبل از این تاریخ غرفه خود را آماده کنند. نمایشگاه هیچ گونه مسئولیتی ندارد و هرگونه تاخیر در آماده سازی غرفه نمایشگاه و حفظ روند ساخت پس از تاریخ مذکور مشمول پرداخت جریمه از جمله مبالغ مندرج در بند 4-6 خواهد بود.
از آنجایی که درب سالن های نمایشگاه به صورت شبانه روزی برای جابجایی و چیدمان قبل از افتتاح رسمی نمایشگاه باز می شود، غرفه داران ملزم به حضور نماینده تمام وقت در غرفه هستند. صاحبان محصولات مستقیماً مسئول حفاظت از کالاها و تجهیزات در برابر سرقت یا آسیب هستند.
غرفه داران موظف به حفظ فضای سبز و پرهیز از آسیب دیدن فضای نمایشگاهی برای غرفه های بیرونی هستند.
قوانین برگزاری نمایشگاه در زمینه آماده سازی غرفه:
نمایش یا تحویل کالاهای مغایر یا مغایر با موازین اسلامی ممنوع است.
رعایت کامل قوانین و مقررات حاکم بر نمایشگاه از جمله استفاده از کارت شناسایی، حضور در نمایشگاه در ساعات افتتاحیه، زمان تحویل و ترخیص غرفه الزامی است.
محصولات یا خدمات ارائه شده در غرفه باید با موضوع نمایشگاه مرتبط باشند.
غرفه‌دار نباید محصولاتی را به نمایش بگذارد یا تبلیغاتی را منتشر کند که حقوق علامت تجاری ثبت شده، حق چاپ یا سایر حقوق مالکانه را نقض می‌کند. همه محصولات باید دارای استانداردها یا سایر موارد ضروری باش
سیستم صوتی و تبلیغاتی غرفه باید محدود به فضای داخلی غرفه باشد.
راهروها و راهروهای سالن ها به هیچ عنوان نباید توسط غرفه داران مسدود شود
از هر نوع فعالیتی که منجر به تراکم ترافیک در راهروها می شود خودداری شود.
حضور نمایندگان غرفه نیم ساعت قبل و بعد از ساعات بازدید در غرفه الزامی است.
غرفه داران مسئولیت کامل حفاظت از کالای تحویلی را از زمان تحویل غرفه تا تخلیه کامل به عهده دارند. اما پس از این ساعات، حراست نمایشگاه وظیفه حفظ کالاهای موجود را بر عهده دارد.
غرفه داران از زمان افتتاحیه تا اختتامیه نمایشگاه از خودداری کنند
از نقل مکان یا بسته شدن غرفه خود. غرفه داران موظفند در پایان نمایشگاه نسبت به تسویه حساب و اخذ مجوز کتبی جهت خروج کالا از نمایشگاه و تحویل غرفه اقدام نمایند. عدم انتقال کالا در مهلت مقرر موجب جریمه ای معادل 10 درصد کل هزینه غرفه در روز می شود و نمایشگاه مسئولیتی در قبال حفاظت از کالا ندارد.
تخلیه از صبح بعد از تعطیلی نمایشگاه آغاز و به مدت 48 ساعت ادامه خواهد داشت.
تبلیغات:
تبلیغات (عکس، پوستر، ضبط حرفه‌ای یا فیلمبرداری و …) باید مطابق با قوانین و مقررات و صرفاً توسط شرکت‌های تبلیغاتی طرف قرارداد نمایشگاه و به اطلاع غرفه‌داران باشد.
هیچکس حق ندارد از جلسات، سمینارها و رویدادهای برگزار شده در نمایشگاه بدون کسب رضایت کتبی از مدیران نمایشگاه فیلمبرداری یا ضبط کند.
تمامی بیلبوردها باید بدون پایه نصب شوند. هیچ تابلو یا بنری را نباید بدون کسب مجوز کتبی از مدیران نمایشگاه از سقف آویزان کرد یا بر روی تیرها نصب کرد.
هدایای رایگان، مجلات، کالاها و یادگاری ها فقط باید در محدوده غرفه توزیع شود.
غرفه داران نباید کالاها یا اقلام چاپ شده خود را در قسمت ثبت نام، سالن، اتاق کنفرانس یا سایر بخش های مرکز نمایشگاه قرار دهند.
توزیع و نصب هر گونه برچسب تبلیغاتی، بنر، قرعه کشی و … مشروط به
شرایط و ضوابط مشخص و مجوزهای لازم از اداره روابط عمومی و مرکز اطلاع رسانی استان اخذ گردد.
قوانین اجرایی در غرفه نمایشگاه
- غرفه داران مجاز به فروش محصولات تحویل شده به نمایشگاه نیستند.
- خرده فروشی در پیشخوان نمایشگاه ممنوع است.
- صرافی در سالن های نمایشگاه اکیدا ممنوع است.
- فروش نمونه کالا ممنوع است. (فقط هدیه و اقلام رایگان مجاز است.)
- توزیع نمونه و سایر مواردی که ممکن است مانع راهروها و مزاحمت برای غرفه داران مجاور شود ممنوع بوده و غرفه داران موظفند فوراً به فعالیت پایان دهند.
سایر شرایط و ضوابط
در صورتی که غرفه داران قصد داشته باشند ماشین آلات یا دستگاه های سنگین و حجیم با توان مصرفی بیش از 3 کیلو وات را به نمایشگاه بیاورند، اخطار باید 20 روز قبل از افتتاح نمایشگاه ارسال شود. بدیهی است غرفه داران موظف به رعایت احتیاطات لازم جهت جلوگیری از هرگونه خسارت احتمالی ناشی از حمل، نصب و راه اندازی ماشین آلات صنعتی می باشند.
غرفه داران موظفند کالاهای خود را در برابر آتش سوزی، سرقت، حوادث اضطراری و حوادث مشابه بیمه کنند.
غرفه داران باید کلیه کارکنان خود را در مقابل حوادثی که در ساخت و طراحی غرفه نمایشگاه در زمان آماده سازی غرفه، برپایی نمایشگاه و جابجایی غرفه رخ می دهد (حداقل 50 میلیون ریال) بیمه کنند و نمایشگاه در این خصوص هیچ گونه مسئولیتی ندارد.
استفاده از محصولات و مواد قابل اشتعال باید ممنوع باشد.
غرفه داران موظفند کلیه جعبه ها و وسایل بسته بندی، کاغذ کادو و نی را از سالن نمایشگاه خارج کرده و اقلام مذکور را زیر میز یا پشت غرفه نگهداری نکنند.
تمام پارچه های تزئینی مانند روبان، کتان و مخمل باید مطابق با مقررات آتش نشانی ضد حریق باشند.
پرده های نصب شده در غرفه نباید کف را بپوشانند.
تمام مواد و مایعات قابل اشتعال باید در ظروف محافظ نگهداری شوند.
استفاده از مخازن اکسیژن و شعله باز بدون کسب مجوز از نمایشگاه و سازمان آتش نشانی مجاز نمی باشد.
کلیه خروجی های آتش نشانی و علائم خروج اضطراری باید همیشه خوانا و بدون مانع باشند.
تجهیزات برق و سیم کشی باید مطابق با استانداردها و قوانین ایمنی استفاده شود.
هر ماشین‌آلات، تجهیزات و دستگاه‌هایی که دارای قطعات متحرک هستند باید به‌طور مناسب تعمیر شوند تا از آسیب‌های احتمالی به بازدیدکنندگان، سازه‌ها و سایر امکانات جلوگیری شود.
گواهی بیمه باید موجود باشد و در صورت لزوم به مجری نمایشگاه ارائه شود.
هم چنین جهت اطلاع دقیق از قیمت ساخت غرفه می‌توانید به قیمت غرفه سازی نمایشگاهی مراجعه کنید.
